Email in Spanish: Vocabulary & Phrases To Know

As a Spanish student, it’s likely that you will, at some point, need to know how to write an email in Spanish.

Be it for keeping in touch with an old friend, or something more formal (such as doing business with somebody), this post will cover the formal and informal aspects that you need to know about writing an email in Spanish.

(side note: in a separate post, we already covered how to write a letter in Spanish)

Let’s start with some basic vocabulary related to writing an email in Spanish.

English	Spanish
Send an email	Enviar un mail
Attached file	Archivo adjunto
Subject	Asunto
Content	Contenido
Urgent	Urgente
Recipients	Destinatarios
To	Para
From	De
Signature	Firma
CCO	Con copia oculta
CC	Con copia
Auto response	Autorespuesta
Canned responses	Respuestas pregrabadas
Signature	Firma
Authentication	Autentificación
Email Marketing	Correo de propaganda
Spam	Correo no deseado
Email bounce	Correo de rebote
Privacy Policy	Política de privacidad
Link	Vínculo
At @	Arroba @

Now, let’s cover all of the basics that you need in order to write an email in Spanish.

Greetings

Formal

English	Spanish
Good morning, evening, night	Buenos días, tardes, noches
To whom it may concern	A quien corresponda / pueda interesar
Dear Sir / Madam	Estimado Señor / Señora
I send you my best regards	Reciba un cordial saludo

Informal

English	Spanish
Dear (name)	Querida – Querido  (nombre)
Hello (name)	Hola (nombre)
Hey Dear	Ey Cariño!

Introductions

Now, some useful phrases that can be used at the beginning of an email.

Formal

English	Spanish
This time I am contacting you to …	En esta oportunidad me pongo en contacto con usted para…
I am writing because I am interested in knowing more about…	Le escribo porque estoy interesado/a en conocer más sobre…
I am writing because I would like to apply for…	Les escribo porque me gustaria postularme a…
I would like to receive information about	Me gustaría recibir información sobre
I was checking your website and I’m interested to know more about	Estuve revisando su página web y me interesa conocer más sobre

Informal

English	Spanish
I am writing to ask you to send me…	Te escribo para pedirte que me envíes
I am writing because I want to ask you a great favor	Te escribo porque quiero pedirte un gran favor
Do you remember what we talked about last time?	¿Recuerdas lo que hablamos la última vez?
Please, send it to me when you have the chance…	Por favor, envíamelo/la cuando tengas la oportunidad

Expressing Gratitude

Formal

English	Spanish
I am very grateful for your help	Quedo muy agradecido/a por su ayuda
I thank you in advance for all your help	Le agradezco de antemano toda su ayuda
I am very grateful and satisfied	Quedo muy agradecido/a  y satisfecho/a
I appreciate all the information you can provide	Agradezco toda la información que puedan enviarme

Informal

English	Spanish
Thanks for the support	Gracias por el apoyo
Thank you very much for your help	Muchisimas gracias por tu ayuda
Thank you so much	Te agradezco mucho
I couldn’t have done it without your help	No hubiera podido hacerlo sin tu ayuda

Common Phrases

Formal

English	Spanish
According to previous conversations	Según lo que conversamos anteriormente
Feel free to contact me on this number if you have any questions	Llamame si tienes alguna duda a este número
Attached you’ll find the document you have previously requested	Adjunto encontrarás el documento que solicitaste previamente.

Informal

English	Spanish
I attach the document you need	Adjunto el documento que necesitas
Let me know if you have any questions	Avísame si tienes alguna pregunta
I am sending you the information you need	Te hago llegar la información que necesitas
I appreciate the time you have dedicated to me	Agradezco el tiempo que me has dedicado

Farewells

Formal

English	Spanish
I am at your disposal for everything you need	Quedo a la orden para lo que necesite
Please let me know if you need further assistance	Por favor avíseme si necesita más ayuda
Best regards	Saludos cordiales
Thank you in advance for your help	Agradeciendo de antemano su ayuda
Cordially	Cordialmente
Sincerely	Sinceramente
Sincerely	Atentamente
Have a nice day!	¡Que tenga buen día!
Regards	Saludos

Informal

English	Spanish
Let’s keep in touch	Seguimos en contacto
Let me know anything you need	Cualquier cosa que necesites me haces saber
Thanks, we’ll talk tomorrow	Gracias, hablamos mañana
I await your comments	Espero tus comentarios
Keep me posted	Mantenme informado
Thanks!	Gracias
Take Care, XOXO	Cuidate, un beso

The Subject Line

Just like English, the subject line should be short – especially when the email is formal.

For example:

• Meeting on Friday – Reunión el viernes
• Resume / curriculum summary – Resumen curricular
• Work permit  – Permiso laboral
• Quotation – Presupuesto

On the other hand, there are several common phrases that are always used when writing an email. You can use them to start drafting the mail, and also to finish it. Of course, according to what you are writing.

Examples of Emails in Spanish

Formal

Estimada Sra García,

En esta oportunidad me dirijo a usted para hacerle llegar la cotización que solicitó.

Según lo que conversamos, incluí todos los artículos extras que necesitaba al precio acordado.

Adjunto encontrará el presupuesto.

Si tiene alguna duda, por favor llameme al número de la oficina.

Saludos cordiales,

Juan

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Dear Mrs. García,

This time I am writing to you to send you the quote you requested.

Based on what we previously discussed, I included all the extra items you needed at the agreed price.

Attached you will find the budget.

If you have any questions, please call me at the office number.

Best regards,

Juan

Informal

Hola Claudia, ¿Cómo has estado?

¿Recuerdas lo que hablamos la vez pasada?

Pues tengo los boletos de avión que te prometí, eso significa que el fin de semana estaremos viajando (Yeeeiiii!!!)

Te adjunto tu boleto digital. Llamame si hay algo que no entiendes.

Un beso,

Adrian

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Hi Claudia, how have you been?

Do you remember what we talked about last time?

Well, I have the plane tickets I promised you, that means we will be traveling on the weekend. (Yeeeiiii!!!)

I’m attaching your digital ticket. Call me if there’s something you don’t understand.

XOXO,

Adrian